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E-Mail Archivierung gemäß GDPdU

Die meisten Geschäftsbeziehungen werden inzwischen ausschließlich per E-Mail-Kommunikation abgewickelt. Nach dem Handels- und Steuerrecht (seit 2002) müssen diese Dokumente beweissicher archiviert werden. Gemäß den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) kann die Finanzbehörde Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und das Datenverarbeitungssystem des Unternehmens nutzen. Die steuerlich relevanten Dokumente müssen während der Aufbewahrungszeit von zum Teil bis zu 30 Jahren maschinell ausgewertet werden können. Dabei müssen die Dokumente nachweislich unverändert und unveränderbar sein.

Viele Unternehmen nutzen Mailserver oder Backups zur Archivierung. Damit erfolgt zwar die Sicherung der Daten, die Unveränderbarkeit hingegen wird nicht gewährleistet. Zumal bei der Sicherung auch nicht relevante Dokumente gesichert werden und so unnötigen Speicherplatz verbrauchen.

Die Probleme sind werden nun klar ersichtlich:

• Einzelne Mitarbeiter können kaum mit Sicherheit sagen, welche Daten relevant sind.
• Lange Aufbewahrungsfristen sind mit vielen günstigen Archivierungssystemen nicht gewährleistet.
• Die meisten Archivierungssysteme sind für den Mittelstand kaum bezahlbar.

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